Gia Hạn Thời Gian Hoàn Thành Trong Hợp Đồng Xây Dựng (EOT)

KHI THỜI GIAN LÀ TIỀN BẠC

Đối với mỗi hợp đồng xây dựng, thời gian hoàn thành Công Việc đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Khi Công Việc không được hoàn thành trong thời hạn mà các bên đã thống nhất (dù thuộc bất kỳ lý  do gì) thì mỗi bên hoặc tất cả các bên sẽ phải gánh chịu thiệt hại, tổn thất hay mất mát từ việc kéo  dài đó gây ra. Các thiệt hại, tổn thất hay mất mát của các bên có thể đến từ bất kỳ bên nào tham gia vào việc triển khai xây dựng, phát triển một dự án, và có thể thuộc bất kỳ loại chi phí nào.

Bởi vậy, để giảm thiểu các tổn thất, bên cạnh vấn đề quản lý các phát sinh thì việc quản lý thời gian hoàn thành Công Việc, trong đó bao gồm cả việc xem xét, đánh giá các khiếu nại gia hạn thời gian hoàn thành Công Việc (Extension of Time – EOT Claims) trong mỗi hợp đồng xây dựng trở nên quan trọng nếu không nói là quan trọng bậc nhất.

Xác Lập Thời Gian Hoàn Thành

Trước hết, để có cơ sở xét duyệt mỗi EOT Claim, người ta cần phải định ra được đâu là thời điểm bắt  đầu (“Ngày Khởi Công”), đâu là thời điểm kết thúc (“Ngày Hoàn Thành”) và từ đó định ra (khoảng)  thời gian hoàn thành Công Việc (“Thời Gian Hoàn Thành Công Việc”) cũng như thời gian gia hạn phù hợp.

Xác Lập Ngày Khởi Công

Khi thiết lập Ngày Khởi Công phải rất thận trọng cân nhắc đến cơ sở thực tiễn, tính khả thi và tính chất có thật của nó. Một khi nhà thầu còn chưa có sự chuẩn bị (huy động nguồn lực) gì cho  việc bắt đầu Công Việc thì việc ấn định Ngày Khởi Công như vậy trong thư trao thầu/hoặc hợp đồng cũng đồng nghĩa với việc các bên có thể đang đồng ý với nhau về một ngày chưa chắc chắn, chưa  phản ánh được những yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc bắt đầu công việc, chẳng hạn như khả năng tiếp cận mặt bằng của nhà thầu, tính sẵn có của những trang thiết bị để phục vụ cho việc thi công được an toàn, ổn định như các công tác lán trại, hệ thống điện, nước tạm, hệ thống vận chuyển nội bộ trong công trường như vận thăng, cẩu tháp, các xe nâng, máy xúc v.v., hoặc các hồ sơ để phục vụ  cho việc thi công như bản vẽ, quy trình phục vụ việc liên lạc, lưu giữ hồ sơ, thủ tục thanh toán, v.v.  chưa được thiết lập.

Bởi vậy, khi ấn định Ngày Khởi Công, không phải ngẫu nhiên mà FIDIC dự liệu rằng “Nhà Vấn sẽ gửi Thông Báo Khởi Công (Thông Báo Tiến Hành Công Việc) trước ít nhất 7 ngày trước Ngày Khởi Công.Trừ khi được quy định khác đi trong Điều Kiện Riêng, Ngày Khởi Công ngày thứ 42 kể từ ngày Nhà Thầu nhận được Thư Trao Thầu”.

  • Việc dự liệu Ngày Khởi Công là 42 ngày sau khi nhà thầu nhận được thư trao thầu đồng nghĩa với việc các bên có thời gian để chuẩn bị, và trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào như vậy thì nhà tư vấn cần  phải thông báo trước cho nhà thầu về Ngày Khởi Công đó.
  • Ngoài ra, ý nghĩa của việc dự liệu một khoảng thời gian (giả định là 42 ngày đó) như vậy sẽ giúp cho Nhà Thầu có cơ hội để trình nộp các tài liệu quan trọng sau đây (trong thời hạn 28 ngày kể từ ngày Nhà Thầu nhận được Thư Trao Thầu) nhằm đảm bảo việc Khởi Công Công Việc sẽ được diễn ra như dự định, cụ thể:

(i) Trình nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng

(ii) Trình nộp bản tiến độ thi công chi tiết

Bên cạnh đó, yêu cầu nhà thầu trình nộp các bằng chứng của việc thu xếp bảo hiểm (và có thể là các  bằng chứng cho thấy phí bảo hiểm đã được thanh toán) là điều mà trên thực tế nhiều chủ đầu tư,  nhà tư vấn vẫn thực hiện để đảm bảo hạn chế các rủi ro khi Công Việc được bắt đầu.

Xác Lập Ngày Hoàn Thành

Tương tự như vậy, khi xác định Ngày Hoàn Thành, người ta cũng cần trả lời được câu hỏi “như thế nào được xem hoàn thành”. Hoàn thành có thể được hiểu theo rất nhiều hướng khác nhau, tùy từng hợp đồng, tại từng thời điểm, và tùy thuộc vào luật áp dụng của mỗi hợp đồng. Theo đó, việc  hoàn thành có thể được hiểu là:

Khi tham chiếu các quy định của hợp đồng FIDIC, có thể hiểu “hoàn thành” nghĩa là thời điểm Nhà  Thầu hoàn thành toàn bộ Công Việc và/hoặc mỗi Hạng Mục Công Việc (nếu có) trong đó bao gồm cả việc đã:

(i) Vượt qua được Các Cuộc Kiểm Định Khi Hoàn Thành, và

(ii) Đã hoàn thành tất cả các công việc mà được nêu trong Hợp Đồng là phải hoàn thành để được  bàn giao theo Khoản 10.1 [Bàn Giao Công Việc và Hạng Mục Công Việc].

Tất nhiên, trước khi mỗi Cuộc Kiểm Định Khi Hoàn Thành nào có thể thực hiện, Nhà Thầu đã phải  được yêu cầu trình nộp (hoàn thành) các công việc giấy tờ, như việc trình nộp các bản vẽ và hồ sơ hoàn công, các tài liệu hướng dẫn vận hành, với đầy đủ chi tiết để có thể giúp cho Chủ Đầu Tư vận hành, bảo quản, tháo dỡ, lắp ráp, điều chỉnh hoặc sửa chữa một phần Công Việc.

Nói cách khác, chỉ có thể xem là đã hoàn thành khi Nhà Thầu đảm bảo đạt được ít nhất ba tiêu chí cơ  bản, bao gồm:

(i) việc thi công và hoàn thành toàn bộ Công Việc quan trọng trên thực tế;

(ii) đã chuẩn bị và đệ trình được các giấy tờ, tài liệu chứng minh cho việc hoàn thành; và

(iii) đã vượt qua được các Cuộc Kiểm Định Khi Hoàn Thành (nếu có).

(iv) Trong rất ít trường hợp, việc tiếp nhận các phê duyệt, chấp thuận, cho phép, chứng nhận từ  các cơ quan chức năng là cơ sở để đánh giá Công Việc đã hoàn thành hay chưa.

Khi đó, tình trạng pháp lý của Công Việc được hoàn thành có thể được minh họa qua biểu đồ sau:

CÁC SỰ KIỆN ĐƯỢC PHÉP GIA HẠN

Khi nói về EOT Claims, điều cần thiết nhất chính là

(i) xác định được đâu là sự kiện mà nhà thầu không được phép gia hạn và đâu là sự kiện cho phép nhà thầu được phép gia hạn (Sự Kiện Được Phép Gia Hạn); và

(ii) trong số những Sự Kiện Được Phép Gia Hạn đó thì sự kiện nào dẫn tới hệ quả tất yếu là việc thi công, hoàn thành Công Việc bị cản trở/trì hoãn (Sự Kiện Nằm Trên Đường Găng) và đâu là những sự kiện mà nhà thầu có thể vượt qua mà không ảnh hưởng tới tiến độ thi công.

Trước hết, về khía cạnh Sự Kiện Được Phép Gia Hạn, có thể là cần thiết với một số hợp đồng khi liệt kê những sự kiện hoặc trường hợp sau đây:

  • Do việc xử lý vấn đề về cổ vật tại Công trường;
  • Do thay đổi quy định (từ nhà nước, bên thứ ba hoặc đơn vị cung cấp tiện ích) ảnh hưởng đến việc di chuyển của Nhà thầu trên các tuyến đường vào Công trường;
  • Do ảnh hưởng của Điều Kiện Vật Chất Không Lường Trước được;
  • Sai sót trong việc định vị các mốc, gốc chuẩn;
  • Ảnh hưởng của việc Nhà thầu phải hợp tác với các nhà thầu khác trên Công trường;
  • Chậm bàn giao mặt bằng Công trường;
  • Chậm trễ liên quan đến việc Chủ đầu tư chậm trễ hoặc không xin được các chấp thuận, phê duyệt, đồng ý (từ cơ quan chức năng);
  • Chậm trễ do các bản vẽ hoặc chỉ dẫn kỹ thuật, kỹ dẫn công trường không được Chủ đầu tư phát hành kịp thời;
  • Do Nhà thầu phải tuân thủ với các yêu cầu, chỉ dẫn của Chủ đầu tư liên quan đến việc thí nghiệm, kiểm định;
  • Do Nhà thầu phải sửa chữa các sai sót của Công việc mà lý do thuộc Chủ đầu tư hoặc từ ảnh hưởng của sự kiện Bất Khả Kháng;
  • Do các phát sinh, thay đổi đối với Công việc;
  • Do điều kiện khí hậu thay đổi bất thường/bất lợi;
  • Do hàng hóa, nhân lực bị thiếu hụt mà nguyên nhân là từ các cấm vận, hoặc do chính sách của chính quyền;
  • Do các vấn đề thuộc lỗi, tránh nhiệm của Chủ đầu tư (bao gồm cả bất kỳ người nào được Chủ đầu tư thuê, mướn, hoặc bao gồm cả tất cả các nhà thầu ký hợp đồng với Chủ đầu tư);
  • Do bản thân khối lượng thi công thực tế so với Biểu Khối Lượng tăng quá mức 10%;
  • Do trì hoãn, chậm trễ của cơ quan chức năng;
  • Do Công việc bị yêu cầu tạm ngưng một phần hay toàn bộ mà lỗi không phải từ Nhà thầu;
  • Do Nhà thầu bị trì hoãn, cản trở việc Kiểm Tra/Nghiệm Thu khi hoàn thành;
  • Do việc thay đổi Luật pháp;
  • Do Nhà thầu chủ động tạm ngưng hoặc giảm tiến độ Công việc từ lỗi của Chủ đầu tư;
  • Do Sự Kiện Bất Khả Kháng.

THỦ TỤC GIA HẠN

Ở thủ tục thứ nhất, việc không tuân thủ về thủ tục trình nộp thông báo sẽ dẫn tới việc nhà thầu bị  mất đi quyền gia hạn thời gian hoàn thành Công Việc – mất quyền vì vấn đề thủ tục (mà không cần  xem xét đến nội dung của vấn đề).

Ở thủ tục thứ hai, các bên cũng gặp nhiều vấn đề phức tạp và việc giải quyết nó cần tới cách tiếp cận  đúng đắn, cẩn trọng và phù hợp, đặc biệt là phương pháp được sử dụng để chứng minh ảnh hưởng  của các sự kiện trao quyền cho nhà thầu được phép gia hạn.

PHƯƠNG PHÁP TÍNH TOÁN

Ngoài những thông tin cụ thể mà nhà thầu cần phải ghi nhận/lưu giữ phù hợp với các quy định của  hợp đồng như thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc của sự kiện cho phép gia hạn, những chi phí  và thời gian bị ảnh hưởng bởi sự kiện, những nguồn lực con người đã được sử dụng, những cơ sở hợp  đồng cho phép nhà thầu được hưởng quyền, thì đối với mỗi EOT Claims, nhà thầu cần chứng minh  được mức độ ảnh hưởng của sự kiện cho phép gia hạn tới việc gia hạn thời gian thực tế.

Rất tiếc, do tính chất phức tạp của những sự kiện gia hạn thời gian hoàn thành, người ta vẫn chưa thể  đi đến thống nhất một phương pháp duy nhất. Thực tế cho thấy để phân tích ảnh hưởng của các sự kiện gia hạn, người ta có thể lựa chọn một hoặc một số (tùy vào điều kiện, ngân sách, thông tin được  cung cấp v.v.) những phương pháp chứng minh sau đây:

(i) As-Planned vs. As-Built method

(ii) Impacted As-Planned method

(iii) Collapsed As-Built or “But for” method

(iv) Window Analysis method

(v) As-Built method

(vi) Contemporaneous or “Window” method 

(Source: cnccounsel & Internet)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!
Contact Me on Zalo